Musíme priznať: nie sme všetci držiteľmi čistých lemovaných minimalistických nastavení, ktoré občas uvádzame. V skutočnosti sme niekedy polárnym opakom, plemeno známe ako Messy Deskers. Pre niektorých ľudí je všetko viditeľné a funguje to jednoducho. Ale pre časy, keď hrozí, že stav hromady premôže stôl, sa tieto štyri kroky hodia na udržanie vecí pod kontrolou.
Môžu sa zdať ako zdravý rozum pre tých z vás, ktorí sa narodili s organizačnými schopnosťami, a my vám závidíme. Museli sme sa naučiť každý trik, ktorý teraz používame, a je to neustály proces, ktorý si vyžaduje veľa sebadisciplíny. Naučili sme sa prijať našu neporiadok a zároveň hackovať svoje vlastné zvyky, aby sme sa ubezpečili, že v našom pracovnom priestore zostávame funkční a produktívni.
Tieto tipy sú určené pre našich spoluobčanov, ktorí môžu hľadať podobnú bóju čistoty uprostred papierového oceánu, ktorý sa momentálne nachádza na ich pracovisku. Nemôžeme sľúbiť, že vás urobia superorganizovanými, ale môžu vám pomôcť zvládnuť veci.
Koľkokrát ste niečo zasunuli do šuplíka, „len pre prípad“, že by ste to neskôr potrebovali? A koľkokrát ste to skutočne potrebovali? Stavíme sa, že odpoveď na druhú otázku je „nula“, a to je dôvod pre pravidlo č. 1.
V tomto veku digitálnej fotografie, prenosných záložiek a cloudového úložiska neexistuje žiadny skutočný dôvod udržujte nepodstatné doklady a pre papierové stĺpiky, ako sme my, to môže znamenať veľa skutočných pracovných staníc estate.
Napríklad, namiesto tlačenia a ukladania článku alebo dokumentu do šuplíka, prečo súbor nepustiť do služby ako Evernote alebo Dropbox? Sú prístupné z ľubovoľného počítača a hotely podľa dátumu alebo značky, čo uľahčuje neskoršie použitie.
Je tiež užitočné ponechať si jediný priečinok so záložkami, ktorý bude slúžiť ako všeobecný dumpingový základ pre stránky, ku ktorým by ste chceli mať prístup v neskoršom, nešpecifikovanom termíne. Je to také ľahké ich prehľadávať, ak to skutočne potrebujete, takže nepotrebujete ani systém priečinkov, ktorý prekračuje základné požiadavky.
Ak budete na tejto prvej úrovni prísne, zaistíte, aby sa filtrovali iba skutočne dôležité a potrebné veci až po tlačiareň a kartotéku, ktorá bude teraz omnoho viac organizovaná, keď sa to všetko zbaví rozmanitosť. (Čo s nimi budeme pokrývať v článku 3 rokovacieho poriadku.) A samozrejme, počkajte na všetku finančnú dokumentáciu. "S výnimkou smrti a platenia daní," ako sa hovorí.
Nazvime to „stúpanie nad neporiadok“. Jeho účelom je vytiahnuť veci, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, alebo dlhodobé pozor a udržujte ich vo vizuálnom popredí, čo je dôležité pre ľudí, ktorí dávajú prednosť tomu, aby sa všetka ich práca rozšírila predtým ne.
Pre niektorých by to mohlo znamenať rad lepivých poznámok umiestnených na stene pred stolom a pre iných to môže byť papierový plánovač, digitálny kalendár alebo jednoduchý ručne písaný zoznam úloh. Nemusí to byť doslova na úrovni očí, pokiaľ to slúži rovnakému účelu.
Bez ohľadu na spôsob, udržiavanie úloh oddelených od všeobecného neporiadku - vrátane digitálneho neporiadku - znamená, že sa nič nestratí kvôli neporiadku, ktorý je pre tých z nás, ktorí dávajú prednosť stohovanému stolu, jedinou hlavnou nevýhodou, že majú všetko namiesto toho, aby sa dali preč.
Kľúčom k strate vecí, ako sú perá, je pre nás na konci každého dňa vyskočiť ich do šálky alebo zásuvky na stôl. (To tiež bráni mačkám, aby ich zhodili a odpálili ich po podlahe.) Bez tohto jednoduchého pripomenutia sme navždy prenášať ich po kancelárii, zastrčiť ich do tašiek a spravidla ich chytiť bez potreby na písanie, kedykoľvek sú potrebné.
Táto zásada sa uplatňuje na všetko, čo musí zostať pri stole, po ruke alebo v ľahkom prístupe. Pre veľa chaotických pracovníkov to tiež znamená nájsť nejaký druh úložného systému, ktorý bude pracovať pre vás. V našom prípade to znamená police, police, police.
A ak po vyčistení vášho veľkého stola zostanú veci bez domova, kam pôjdete? Chuck je v koši. Vo vojnách na stole nie je milosrdenstvo.
Jedným z dôvodov, prečo sme vždy mali chaotický stôl, je to, že sme sa snažili formovať naše nastavenie okolo systémov organizovaných a usporiadaných inými ľuďmi. Teraz však ide o to, aby sme akceptovali realitu, čo znamená, že nikdy nebudeme mať minimalistický pult - takže môžeme tiež čo najlepšie využiť to, čo máme.
Len sledujte, čo už robíte, a potom zvyšte tento zvyk s organizáciou. Ak vždy kladiete kľúče na stoličku, zvážte položenie háčika alebo dostať chytiť do rohu stola. Ak máte problém nechať telefón pozadu, majte ho vždy pripojený k rovnakej zásuvke pomocou kábla, ktorý nikdy neopustí. Ak stále nalepujete poznámky na stenu, obmedzte ich na nástenku, ktorá dopĺňa dekor. Vaše budúce plánovanie podvedie lenivé časti mozgu do pozitívnej akcie.
Možno sa pýtate: Ak nikdy nebudem mať prehľadný stôl, prečo sa vôbec obťažovať? Pätnásť minút strávených organizovaním na konci každého pracovného dňa sa pripočítava a čas sú peniaze.
Odpoveď je, že si len vyberáte, kedy strávite pätnásť minút: buď hodíte veci do siete recykláciu koša na konci dňa alebo pri love tohto pera alebo šrotu papiera pomocou dôležitého telefónu číslo. V oboch prípadoch platíte. Tak prečo si vybrať menej stresujúcu možnosť?
Máte chaotický stôl? Čo robíte, aby ste ju udržali zvládnuteľnú a zostali produktívni v pracovnom priestore? Neustále hľadáme spôsoby, ako vylepšiť naše vlastné nastavenia, takže zdieľajte svoje tipy v komentároch.
