Priradením kategórií ku konkrétnej farbe budete môcť rýchlejšie nájsť svoje súbory. Pridanie farby rozdeľuje váš informačný systém na menšie časti a pomáha nám to jasne si predstaviť, čo by inak bolo matné priečinky súborov. Ak hľadáte konkrétny kus papiera, budete môcť vylúčiť väčšinu farieb a zón v farebných súboroch, ktoré obsahujú iba to, čo hľadáte. Predtým sme si museli prečítať každú kartu súboru, aby sme zistili, akú kategóriu potrebujeme. Keď použijeme farbu na vyhľadanie súboru, naše oči môžu okamžite nájsť konkrétnu kartu. Tiež sa nám páči, že keď vyberieme spis, je ľahké dať ho späť a nájsť správne miesto v rade. Plus - už nemusíte písať názvy kategórií na karty indexu. Farebný súbor označujúci kategóriu nie je potrebný.
Ak chcete usporiadať svoje súbory farebne, odporúčame vám použiť 4-6 kategórií - viac ako šesť bude mätúce a ťažko sledovať. Keď vyberáte svoje farby, skúste určiť vzťah medzi kategóriou a výberom farieb. Pre naše finančné súbory sme vybrali červenú, pretože pre nás červené kričia „super dôležité“ (ak je to červená vlajka). Keď určíte, akú farbu bude mať každá kategória čas na uskutočnenie nákupu. Páči sa nám ich ľahkosť
zložky súborov od Pendalfex. Pútko je už pripevnené na svojom mieste, stačí ho vyklopiť a uzavrieť.