Vždy je tu ten priateľ. Viete, tá s 76 neslýchanými hlasovými schránkami, 150 neprečítanými textami a - dúšok - 15 964 neprečítaných e-mailov v doručenej pošte. (Alebo možno, že „priateľ“ ste vy.) V každom prípade môže byť vaša doručená pošta prehľadná alebo dokonca dosiahnuť doručenú poštu. Dom s digitálnym upratovaním však nemusí byť vaším najobľúbenejším pracovníkom.
Pretože každý uplatňuje metódu KonMari vo svojich domovoch, poklepali sme na niekoľko odborníkov v oblasti produktivity, aby sme poskytli niekoľko tipov, ako priniesť magické umenie upratovania do vašej doručenej pošty.
V prípade dôležitých e-mailov, ako sú cestovné trasy, kupóny a informácie od prenajímateľa, ktoré chcete uložiť na neskoršie obdobie, pripojte svoj účet k aplikácii poznámok, ako je Evernote. "S e-mailom do funkcie Evernote, budete môcť tieto e-maily odosielať priamo do notebookov, ako sú „Nadchádzajúce cestovanie“, „Úlohy“ a „Akcie“, “hovorí Forrest Bryant, redaktor spoločnosti Evernote.
Neznášam stratu času pri podaní prichádzajúcich e-mailov? Ľahká oprava, hovorí Bryant: „Nastaviť
inteligentné štítky v Gmaile alebo pravidlá v programe Outlook aby ste automaticky triedili e-maily, ktoré dostávate, na základe odosielateľa alebo kľúčových slov, aby ste nestrácali čas vyplnením prichádzajúce e-maily do príslušných priečinkov alebo kopanie tejto správy od šéfa z mesiaca Pred. "Ak spam rozdeľuje vašu doručenú poštu, zvyčajným spôsobom sa odhláste pravidelne prostredníctvom aplikácie Unroll.me. Odber môžete tiež manuálne zrušiť vyhľadaním kľúčového slova „zrušiť odber“ vo vyhľadávacom poli e-mailu. „Keď mám päť alebo 10 minút pred mojou ďalšou schôdzou alebo som v telefóne podržaný, pokúsim sa zrušiť odber približne päť e-mailov súčasne, vďaka čomu je úloha zvládnuteľná, “hovorí Shay Paulson, majiteľ a mediálny stratég na Merit Media.
Aj keď sa zdá, že rýchly e-mail na naplánovanie schôdzky je vhodný, jedná sa o presne tie typy vlákien, ktoré upchávajú naše doručené. Ušetrite čas a zabráňte neporiadku v doručenej pošte pomocou online kalendárneho systému, ako je napr Plánovanie presnosti alebo Calendly miesto. „Týmto spôsobom môžete synchronizovať svoj kalendár s Gmailom alebo s pracovným kalendárom a nechať ľudí naplánovať si čas na stretnutie alebo rozhovor, keď je to pre každého vhodné,“ hovorí obchodný tréner Lindsey Anvik.
Aké nepríjemné je manuálne hľadať tento e-mail s informáciami, ktoré potrebujete, aby ste niečo urobili v práci? Anvik odporúča obmedziť zbytočné e-mailové reťazce pomocou systémov riadenia projektov, ako sú napr Asan alebo Základný tábor. „Obaja majú aplikáciu a upozornenia, ktoré vám umožňujú jednoducho sledovať projekty a klientov na jednom mieste bez bolestí pri triedení a vyhľadávaní v doručenej pošte,“ hovorí.
Ak v súčasnosti využívate e-mail na spoluprácu so skupinami alebo tímami ľudí, Anvik hovorí o aplikácii mimo chatu, ako je napríklad skype alebo voľný vám umožní ľahko komunikovať otázky a získať okamžité odpovede namiesto toho, aby ste museli čakať na e-mailovú odpoveď.
Natalie Wise, autorka knihy „Príručka o sebadisciplíne“, Má geniálny trik na to, aby ste z vášho podpisu dostali čo najazdených kilometrov. „Namiesto toho, aby ste zadali svoje meno a titul, pridajte aktívne hodiny na kontrolu e-mailov, bežné informácie, ktoré posielate do svojich e-mailov, a najlepší spôsob, ako vás kontaktovať,“ hovorí. „Skúste, prefer radšej hovorím textom. Neváhajte a napíšte mi na číslo, aby ste mohli rýchlejšie reagovať. ““
Ďalší spôsob, ako udržať čistú doručenú poštu? Vytvorte štyri samostatné e-mailové účty, ktoré slúžia špecifickým účelom. Profesionálny organizátor a konzultant produktivity Josephine Page navrhuje jeden pre osobné záležitosti, jeden pre prácu, jeden pre marketing e-mailov a jeden pre sociálne médiá. „Každá e-mailová adresa môže byť odvodená od prvej adresy, napríklad„ douglasP “pre osobné účely alebo„ douglasB “pre podnikanie,“ hovorí. „Ak nastavíte samostatnú e-mailovú adresu, je menej náročné skontrolovať a vykonať akčný plán pre každý e-mail.“
Aj keď zabránite zbytočnej e-mailovej schránke v doručovaní pošty, nie ste na údržbe mimo lesa. Justin Lavelle, hlavný komunikačný úradník pre BeenVerified, hovorí, že stanovuje pravidelný dátum na správu svojich e-mailov. „Vyberte si čas každý týždeň, aby ste si udržali doručenú poštu. Počas tejto doby zablokujte svoj kalendár a stíšte telefón. Chráňte čas tak, ako by ste mali akékoľvek iné dôležité stretnutie, a organizujte sa, “hovorí. „Vymažte irelevantné, kompletné archivovanie a uprednostnenie zoznamu úloh.“
