Aj keď ste zaneprázdnení pokusom o navigáciu v novej doručenej pošte Gmail, môžete nám navrhnúť šikovný návrh, ktorý by mohol desaťnásobne zvýšiť efektivitu vašej profesionálnej komunikácie. Zabudnite na snahu držať krok s tuctom pekárskych e-mailových štítkov typu mix-and-match. Každú správu, ktorú dostanete, môžete efektívne uložiť do troch akčných priečinkov. Tu sú.
„Kôš“ je samozrejme kôš a „spam“ je spam. Ale čo ďalších 8 000 správ, ktoré podľa všetkého dostanete každý deň? Potrebujú niekam ísť, nie?
"Neskôr"
Čo do toho vložíte: E-maily, ktoré si vyžadujú dokončenie úlohy, ktorú momentálne nemôžete vykonať. Rýchle odpovede na správy v trvaní 2 minúty alebo menej by sa mali robiť ASAP, ale e-maily s zdĺhavými odpoveďami alebo správy, ktoré vás vyzývajú na dokončenie akcie, sa môžu v tomto priečinku stretnúť, kým nebudete môcť pokračovať neskôr.
Čo s tým urobíte: Pamätajte, neskôr to znamená neskôr; celý systém zlyhá, ak s týmto priečinkom nebudete držať krok. Kedykoľvek budete mať k dispozícii 20 minút celého dňa, informujte sa pomocou štítka „Neskôr“ a sledujte akcie a odpovede, ktoré odložíte.
"Hold"
Čo do toho vložíte: Správy a vlákna s úzkym oknom užitočnosti. Vlákna od spolupracovníkov na prebiehajúcich projektoch sa tu môžu hádzať, rovnako ako e-maily s potvrdzovacími číslami alebo kódmi sledovania.
Čo s tým urobíte: Sem ukladáte vlákna, pretože k nim budete potrebovať ľahký prístup aspoň na chvíľu, takže tu môžete prejsť a nájsť potrebné informácie. Musíte to však pravidelne čistiť - asi raz za týždeň? -, aby ste udržali všetko čerstvé a prehľadné. Správy sa presunú z priečinka „Hold“ do „Trash“ alebo do tejto ďalšej možnosti…
"Archív"
Čo do toho vložíte: Toto je vaša dlhodobá e-mailová knižnica. Ak e-mail obsahuje niečo, čo ste vy vedieť budete potrebovať cestu neskôr po riadku - napríklad prihlasovacie informácie svojho webového fóra alebo konečné súbory z projektu, ktorý bol dokončený - hromadí sa sem, aby ste ich mohli v budúcnosti použiť.
Čo s tým urobíte: Nechajte to samé... kým niečo nepotrebujete. Potom pomocou vyhľadávacej funkcie vášho e-mailového klienta stiahnite správy z archívneho knižnice a okamžite získajte potrebné informácie.
