Billovi Gatesovi je citovaný citát, ktorý neustále recitujem: „Vybral som si lenivého človeka, ktorý bude robiť tvrdú prácu; pretože lenivý človek nájde ľahký spôsob, ako to urobiť. “Páči sa mi to, pretože zachytáva sentiment, o ktorom som vždy zistil, že zvoní: Existuje spôsob, ako premeniť zlobu na cnosť. Leniví ľudia sú najlepší pri hľadaní jednoduchých spôsobov, ako robiť veci. Špinaví ľudia majú najlepšie tipy na čistenie. A ľudia, ktorí sa priznávajú, že majú strach zo správy svojich doručených, majú najlepšiu radu na komunikáciu prostredníctvom e-mailu.
Práve som tu zavŕšil niekoľko spoľahlivých rád od zaslaných emailov, aby ste to dokázali. A áno, mená boli zmenené, aby chránili svoje doručené.
„Pokiaľ to nepotrebujete, neposielajte e-mail viac ako jednej osobe. Je menej pravdepodobné, že na to odpoviem, pretože čakám (a dúfam), že zistím, či to robí druhá osoba. “
„Začal som ľuďom hovoriť v mojich e-mailoch, ak ma nepočujete do [primeraného dátumu], prosíme, aby ste ma presne v ten deň poprosili o podrobný popis predmetu. Keď vedia, že to myslím vážne, myslím si, že povolenie nagg pomáha udržať veci v pohybe, aj keď niekto z nás spadne. “
„Použitie akčných pokynov v záhlaví ma neustále šetrí. V podstate zadajte svoj e-mail s adresátom a titulom a potom mi povedzte, čo potrebujete. Niečo ako „POŽADOVANÁ AKCIA: čísla v nasledujúcich rokoch“ alebo „NA PRESKÚMANIE: Použitie účtu XYZ“ alebo „POTREBA REAKCIE: zajtrajšie stretnutie, tabuľka priložené. “Ak vidím jeden z tých odvážnych akčných pokynov, zvyčajne ich uprednostňujem a ak som odosielateľ, mám lepšiu lepšiu reakciu rýchlosť. "
„Pri rokovaniach s ľuďmi, ktorí saajú na e-maily, posielam im očíslované zoznamy otázok, na ktoré musím odpovedať.“
„Automatická reakcia je záchranca! Som šou jedna žena a úprimne povedané, nie všetko, čo prechádza mojou doručenou poštou, je najvyššou prioritou. “Táto zaneprázdnená žena má automatickú odpoveď na každý e-mail s uvedením e-mailovej adresy. správa, ktorá vyzýva klientov s naliehavými žiadosťami o zaslanie textovej správy alebo telefonátu, a stanovuje očakávania pre jej odpoveď: „Ak ste nedostali odpoveď do 48 hodín, postupujte podľa pokynov up. "
„Štítky sú nevyhnutnosťou! Týmto spôsobom môžem ľahko triediť. Nastavil som filtre tak, aby sa automaticky archivovali (preskakovali doručené) o veciach, ktoré nevyžadujú okamžitú reakciu, takže bude moja doručená pošta spravovaná. “
„Ak vám vyriešenie problému pomocou e-mailu vyžaduje viac ako dve vety, pravdepodobne je lepšie viesť telefonickú alebo osobnú konverzáciu. Do riadku predmetu uveďte čo najviac detailov. E-maily by mali vyzerať skôr ako texty ako karty od starej mamy. “
„Ak sa téma zmení, neodpovedajte na rovnaké e-mailové vlákno donekonečna. Zvyčajne je najlepšie zmeniť predmet správy alebo ešte lepšie začať nový e-mail. Keď dostávate viac ako 100 e-mailov denne, musíte byť dobrí pri určovaní priorít odpovedí, takže ak neviem, o čom je e-mail alebo si nemyslím, že ide o starú tému, je menej pravdepodobné, že sa okamžite otvorí. Je to užitočné najmä vtedy, keď sa potrebujete vrátiť a vyhľadať staré e-maily, ak sa predmet správy zhoduje s textom e-mailu. “
Vyzerá to kontraintuitívne, ale veľa ľudí, ktorých sme požiadali, uviedlo, že ich smartfón ich v e-mailoch zhoršuje. „Toto je pravidlo, ktoré sa snažím implementovať naozaj pre seba: Nekontroluj svoj e-mail, pokiaľ nie si pripravený odpovedať na e-maily. Nakoniec som zabudol odpovedať na niektoré e-maily alebo odložiť odpoveď, pretože som si ju prečítal a potom zabudol, že som nikdy neodpovedal. Snažím sa naozaj len ťažko skontrolovať, či mám čas a mentálnu energiu na to, aby som v ten moment okamžite reagoval. “
„Vo svojom dennom kalendári mám„ e-mail “a snažím sa zostať mimo neho až do tej doby a po uplynutí 30 minút ho zavriem.“
„Nasávam e-mailom, ale rovnako ako pred piatimi rokmi Gmail začal čarovne odosielať všetko priamo do koša. Nedokázal som prísť na to, ako to presmerovať, a po niekoľkých neúspešných pokusoch za týždeň som zistil, že sa mi to páči. Teraz chcem veci presunúť z koša do svojej doručenej pošty, ak ich chcem uložiť; všetko ostatné sa každý mesiac magicky vymaže alebo tak niečo. “