Ako usporiadať zoznam úloh podľa odborníkov na produktivitu

Zoznamy úloh môžu byť požehnaním aj prekliatím. Môžu vám pomôcť zapamätať si dôležité úlohy tým, že všetko, čo chcete dosiahnuť, dostanú z vášho mozgu na a kus papiera, ale môžu byť aj zastrašujúcou pripomienkou všetkého, čo ste nezačali alebo nemáte čas splniť.

Ak vám váš zoznam úloh pripadá skôr ako nepriateľ než ako užitočný nástroj, možno by ste mali pouvažovať nad obnovením svojich očakávaní nielen v súvislosti so zoznamom, ale aj pre seba. Vďaka týmto odborným tipom na štruktúrovanie zoznamu úloh a preformulovanie vášho vzťahu s ním sa budete cítiť skôr produktívne ako ohromení.

Začnite úplne od začiatku — v tomto prípade to zahŕňa kde robíte si zoznamy. Možno ste plánovač. Možno uprednostňujete používanie poznámok alebo aplikácie, ako je Evernote. Ak existuje určitý formát, ktorý skutočne funguje s vaším mozgom a životným štýlom, držte sa ho. Nenechajte sa nútiť kúpiť si špeciálny poznámkový blok alebo stiahnuť aplikáciu, ak to nie je vaša vec.

„Nástroj, ktorému najmenej odolávate, je nástroj, ktorý budete používať najčastejšie,“ radí odborník na produktivitu

Dobrou správou je, že neexistuje žiadny „najlepší“ spôsob, ako štruktúrovať a organizovať zoznam. Spisovateľka a redaktorka Jenée Desmond-Harris pípanie Štruktúra jej zoznamu úloh sa stala virálom z dobrého dôvodu – bol to skvelý príklad toho, ako vám zmena spôsobu, akým si organizujete úlohy, môže pomôcť urobiť veci a nastaviť hranice v práci a doma. „Začal som svoj zoznam úloh deliť na 1) veci, ktoré musím urobiť, 2) veci, ktoré chcem urobiť, a 3) veci, ktoré chcú, aby som urobil iní ľudia. Život meniaci! Často sa nedostanem k 3 a nakoniec som si uvedomil, omg, toto znamená mať hranice?!" tweetovala.

Aby jej zoznam úloh fungoval, Desmond-Harris všetko zapisuje do programu Microsoft Word a presúva ich, kým objednávka nedáva zmysel. „Pred chvíľou som si všimol, že som so zoznamom nikdy neskončil. Málokedy som sa večer dostal do bodu, kedy som mohol ísť na prechádzku, zacvičiť si, ísť na pláž, prečítať si knihu alebo zatelefonovať svojim blízkym. […] Hovorila som si: ‚Jasne nie som najzaneprázdnenejšia osoba na svete, takže kam ide môj čas?‘,“ povedala pre Apartment Therapy. "Keď som venoval pozornosť, uvedomil som si, že keď som skončil s prácou a základnými životnými úlohami v dospelosti (ktoré označujem ako ‚veci, ktoré musím urobiť‘), zasekol som sa pri veciach, ktoré odo mňa chceli iní."

Aj keď rada pomáha iným ľuďom s ich žiadosťami, uvedomila si, že tieto žiadosti a ďalšie úlohy „cítila sa neutrálne“, „stála medzi mnou a voľným časom – a to všetko kvôli tomu, čo chceli ostatní,“ povedala povedal. "Nie je to tak, že by som začal hovoriť nie všetkému v tejto kategórii, ale tieto položky som dal na koniec môjho zoznamu a ak sa k nim nedostanem, je to v poriadku."

Môžete tiež zvážiť rozdelenie zoznamu do kategórií, ako napríklad práca verzus domov, alebo „musím urobiť“ verzus „ak mám čas urobiť“, aby ste si pomohli určiť priority, rozdeliť a dobyť. Ak sa vám darí začiarknuť políčko, zvážte rozdelenie úloh na „rýchle opravy“ a „dlhšie projekty“ a najskôr urobte rýchle úlohy, aby ste dosiahli väčší úspech. Ak ste vizuálna osoba, farebné označenie vášho zoznamu môže byť kľúčové.

Expert na time management Laura Vanderkamová odporúča urobiť si dva zoznamy, vrátane veľkého výpisu mozgu všetkého, čo chcete urobiť, a menšieho zoznamu asi piatich úloh, ktoré v ten deň úplne splníte. „Toto nie je spôsob, akým väčšina ľudí robí svoje zoznamy; robia z toho skôr zoznam želaní,“ vysvetľuje. „To nie je užitočné, pretože keď si zapíšete 30 položiek na denný zoznam úloh, neurobíte všetkých 30. Nie je cnosť dať si niečo na zoznam úloh a neurobiť to.“ 

Namiesto toho Vanderkam odporúča myslieť na menší denný zoznam ako na zmluvu so sebou samým. „Keď je niečo na dnešnom zozname úloh, znamená to, že to urobíte dnes,“ hovorí. "Ak to urobíte, museli ste si skutočne stanoviť priority a premyslieť si, čo sa vlastne dnes musí stať... a začnete sa cítiť oveľa lepšie zo svojho zoznamu úloh."

nie si nadčlovek. „Pozrite sa na dnešný zoznam úloh ako na menu, nie ako jedlo,“ radí Marshall. "Môžete urobiť veľký výpis mozgu a dať všetko, čo potrebujete urobiť, v určitom bode na vašom zozname, ale ak sa pokúsite pracovať z toho, môže to byť ohromujúce." Ak to vidíte ako menu, vyberiete si to, čo máte, na čo máte kapacitu, rovnako ako keď idete do reštaurácie.“ Ak máte do činenia s konkrétnym deň plný stretnutí a nebudete mať čas na neprerušovanú prácu, nevyvíjajte na seba zbytočný tlak, aby ste dosiahli čokoľvek, čo nie je absolútne súrne.

Marshall odporúča, aby ste si každý týždeň sadli a prešli si zoznamy úloh. "Raz týždenne je dobrá kontrola," hovorí. "To vám pomôže vidieť vzorce a pomôže vám myslieť a plánovať dopredu." Zatiaľ čo ona používa svoje úlohy zoznam každý deň, týždenne „skenuje horizont“, aby zistila, čo sa chystá a kde ju môže optimalizovať čas.

Aj tie najlepšie plány sa môžu pokaziť a život sa stane. Keď nájdete tok zoznamu úloh, ktorý vám vyhovuje, možno zistíte, že je pre vás pohodlnejšie presúvať úlohy alebo priznať, že sa niečo v ten deň nestihne. „Začnete sa cítiť istejšie, keď si pridelíte veci na rôzne dni,“ hovorí Vanderkam. "Môžete povedať: 'Áno, potrebujem napísať túto poznámku a dnes sa do nej nehodí, ale ak viem, ak to dám na zoznam na stredu, bude to hotové." niečo do zajtra; dávate úlohe čas a priestor, ktorý si za dobre vykonanú prácu zaslúži.

Kara Nesvig vyrástla na farme s cukrovou repou na vidieku v Severnej Dakote a svoj prvý profesionálny rozhovor urobila so Stevenom Tylerom vo veku 14 rokov. Písala pre publikácie vrátane Teen Vogue, Allure a Wit & Delight. Žije v rozkošnom dome z 20. rokov 20. storočia v St. Paul so svojím manželom, ich Cavalier King Charles Spaniel Dandelion a mnohými, mnohými pármi topánok. Kara je nenásytná čitateľka, skvelá fanúšička Britney Spears a textárka – v tomto poradí.